È innanzitutto opportuno distinguere il processo di archiviazione elettronica da quello di conservazione sostitutiva. L'archiviazione elettronica non è disciplinata da alcuna normativa e può essere fatta a uso interno dell'azienda per ottenere i benefici, quale un accesso immediato, semplice e razionale ai documenti.

Per conservazione sostitutiva si intende invece il processo informatico che, attraverso l'impiego della firma digitale e della marcatura temporale, permette alle aziende di archiviare documenti, anche fiscali quali libri contabili e fatture, in formato digitale. A livello tecnologico tra i due processi non esiste alcuna differenza (se non per l'impiego della firma digitale e della marcatura temporale); la differenza sta nel fatto che la conservazione sostitutiva è regolamentata da normative (Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004/ Delibera CNIPA 11/2004) volte garantire nel tempo l'integrità e la leggibilità di un documento informatico.

Obiettivo di un buon sistema di archiviazione elettronica è quello di aumentare l'efficacia e affidabilità nei processi, la riduzione dei costi e risparmio di tempo spesi per la ricerca e la trasmissione dei documenti: l'archiviazione e la consultazione della documentazione nei tradizionali archivi cartacei infatti sono attività laboriose e dispendiose in termini di tempo e di risorse, dal momento che gli utenti devono recarsi all'archivio per prelevare il documento (e non è detto che questo deposito sia collocato tra le mura aziendali), ricercare manualmente il documento, tornare alla propria postazione di lavoro e riporre nuovamente il documento prelevato nell'archivio.
Gli inconvenienti di una gestione obsoleta dell'archivio sono molti: un utente distratto può smarrire il documento oppure riporlo nell'archivio nel posto sbagliato con conseguenze facilmente immaginabili. I documenti non possono essere condivisi da più utenti contemporaneamente e tanto meno consultati via Web, il che è invece possibile quando i documenti sono digitalizzati. Gli archivi tradizionali sono poi più 'indifesi' rispetto a quelli digitali sia in termini di riservatezza e di accessi indesiderati (password e strumenti di crittografia non sono utilizzabili) che di eventi disastrosi, quali possono essere incendi o alluvioni. L'archiviazione elettronica è dunque il metodo migliore per superare tutti questi limiti e ottenere risparmi in termini di tempi di archiviazione e di ricerca del documento, maggiore sicurezza negli accessi e ottimizzazione dello spazio fisico (anche qualora non si volessero distruggere gli originali, questi, non dovendo essere più continuamente consultati, possono essere conservati in spazi più ridotti e meno costosi oppure "delocalizzati" trasferendoli fisicamente presso magazzini esterni adibiti alla loro conservazione).

Una precisazione importante: quando si parla di archiviazione elettronica ci si riferisce alla digitalizzazione del documento originale e non alla eliminazione di tutta la carta circolante in azienda. I documenti manterranno una doppia natura 'cartacea' e 'digitale': gli utenti avranno sempre necessità di stampare e copiare documenti perché essi hanno ormai acquisito familiarità con il supporto cartaceo che manterrà ancora per lungo tempo la sua ragione di essere.

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